Introducción
iDoc es un administrador de información y conocimientos, diseñado para facilitar la búsqueda y el acceso según el perfil del usuario.
Múltiples administradores podrán realizar el mantenimiento de las distintas versiones de los documentos, acorde a su área de responsabilidad.
El administrador documental puede diseñar el circuito de revisión y aprobación con firma digital. El circuito de firma digital es multinivel y con comunicación automática vía mail realizado por el sistema.
iDoc permite realizar la carga del documento al sistema, o crear un vínculo referencial a un documento externo del mismo, de esta manera se podrá administrar todo tipo de documentos. Los archivos que se pueden ingresar al servidor son de los formatos más variados: documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, fotos, archivos multimedia, presentaciones, imágenes, sonido, películas, planos, etc.
También los administradores pueden indicarle al sistema que registre el evento de lectura / apertura electrónica de determinados documentos a determinados usuarios.
iDoc permite controlar la distribución de copias físicas de los documentos, de esta manera el administrador tiene a su disposición la posibilidad de comunicar de dos formas la nueva versión de un documento: físicamente y/o electrónicamente.
El usuario puede acceder al menú de administrador, clickeando el link de "Administración", en la esquina superior izquierda de la pantalla:
Si se selecciona el módulo de Documentación
Podrá acceder al menú de Administración Documental:
De tal manera el Administrador podrá acceder a los diferentes elementos vinculados a la Administración Documental, que podrán estar habilitados total o parcialmente según sus atributos de acceso.
Generalidades
Al presionar sobre el vínculo de Documentación del menú de Administración, el sistema presentará la siguiente pantalla:
La pantalla tiene la estructura de todos los sistemas iWeb:
Una primera parte asociada a la Búsqueda, para facilitarle al usuario mediante distintos atributos, el acceso a los documentos.
A continuación se presentan los Resultados de la búsqueda solicitada.
Posteriormente se presenta el área para el Ingreso, que permite completar los datos y atributos necesarios para dar de alta un Documento.
En el área de administración de este módulo, los administradores documentales podrán:
Dar de alta documentos o vínculos referenciales.
Administrar las distintas versiones de los documentos en elaboración, revisión, aprobados u obsoletos.
Buscar aquellos documentos con determinado rango de fechas de vencimiento.
Consultar la lista de distribución de cada documento.
Solicitar un seguimiento de lectura de algún documento.
Diseñar el circuito de firmas digitales para su revisión y/o aprobación.
Realizar el seguimiento del estado del circuito de firma/s digital/es.
Optar por una comunicación física o electrónica del alta y/o modificación de un documento.
Crear y administrar las distintas categorías de los documentos.
Administrar los vínculos entre los distintos documentos.
Asociar documentos a atributos relacionados con normas o partes de ellas, divisiones, unidades operativas y sectores dentro de la organización.
Realizar búsqueda de documentos por palabras claves.
Cada administrador podrá visualizar el o los grupos de documentos acorde a su área de responsabilidad. La potencialidad del iWeb SGC le permite generar múltiples posibilidades de administración.
Búsquedas
iDoc- Documentación le permite realizar búsquedas por categoría, por grupo funcional, por estado, por tipo de documento. Activando el filtro por fecha podrá restringirse la búsqueda a los documentos por su fecha de vencimiento. También se podrá acotar la búsqueda ingresando palabras clave, el número de documento, tema y/o resumen del documento.
Se podrá ingresar hasta cinco palabras (con un máximo de 30 caracteres en total) o partes de las mismas, para realizar la búsqueda en los campos Número, Tema o Resumen del documento.
Además, como adicional al momento de buscar un documento, si se selecciona una categoría, en el campo Nro. Documento, se hace visible el ícono de ayuda de numeración documental, con el que se puede armar el Nro. de Documento, y una vez armado se agrega al filtro por Nro. Documento.
Al modificar el tamaño de la pantalla de documentación, los filtros que se muestran, pueden estar reducidos en cantidad. Esto se debe a que la cantidad visible de filtros, depende del tamaño con la que se visualice la pantalla.
La opción filtros avanzados, resaltada en la siguiente imagen, hace visible todos los filtros disponibles para búsquedas.
Las opciones que están asociadas al Ctrl. Cambios, se refieren a si hay documentos pendientes de implementar cambios.
La opción No, indica que no tiene ningún control de cambio.
La opción En Proceso tiene los registros de cambio en elaboración y puede llegar a tener alguno en Rechazado; siempre tiene que tener al menos un registro de pedido de cambio en elaboración.
La opción Pendiente de implementar tiene al menos un pedido de cambio aprobado , sin importar si tiene o no registros de pedido de cambio en elaboración o rechazado.
Existe además una serie de controles:
Listado: emite un PDF de los documentos acorde a los parámetros de búsqueda ingresados.
Versiones: emite un listado de los documentos con igual número y distinta versión, pero que tienen el atributo Aprobado.
Firmas: estado de avance de aquellos documentos donde el administrador ha generado un circuito de firmas.
Lecturas: estado de avance de la registración de lectura electrónica en los distintos documentos.
Copia Física: emisión de los documentos físicos que posee un determinado usuario.
Dependencias: vínculo entre los distintos documentos en relación Padre - Hijo en su índice de referencia.
Atributos: estando Activo, permite incorporar a la búsqueda atributos adicionales relacionados con normas o partes, divisiones, unidades operativas o sectores previamente definidos asociados a los documentos.
Resultados de la Búsqueda
iDoc- Documentación desplegará por defecto los primeros 5 documentos. En caso de necesitar visualizar otra cantidad de documentos simultáneamente, se podrá modificar el contenido del campo Registros:
Se podrá ordenar el resultado de la búsqueda por cada columna en forma ascendente o descendente, presionando el ícono correspondiente:
La primera columna, Numero, muestra el código que se le asignó al documento (en letra negrita), luego se informa la revisión del mismo.
Luego de la revisión, una letra A o una letra L indicará si se trata de un archivo que ha sido guardado en el sistema, o de un vínculo referencial a un archivo compartido en la Intranet, o también a una URL de Internet:
iWeb SGC le permite al administrador documental disponer de la posibilidad de generar una duplicación de los datos asignados a un documento determinado al momento de tener que realizar una nueva revisión, evitando el retipeo de los mismos, presionando el ícono .
La segunda columna, Tema (Ver Doc), permite abrir una nueva ventana en el navegador para visualizar el documento seleccionado.
En la tercera columna, Resumen, el sistema muestra la descripción del documento.
SGC informa además el usuario que lo elaboró, quién lo revisó, y quién lo aprobó.
Por último indica el estado del documento (En Elaboración - En Revisión - Aprobado - Obsoleto) y la fecha de vencimiento si fue indicada.
Las siguientes columnas nos muestran:
Categoría: indica la categoría del documento.
HITS: cantidad de veces que los usuarios han abierto el documento.
Editar: permite modificar los datos del encabezado del documento, no el documento en sí.
Dep: permite visualizar las dependencias del documento.
Atributos: permite administrar los atributos del documento.
Ctrl.Cambios: permite controlar el estado del documento, implementar cambios, y ver el historial de modificaciones.
Borrar: permite borrar el encabezado del documento y el archivo del servidor.
Acc.: es un link a un detalle de los usuarios que pueden visualizar dicho documento.
Segui.Lectura: permite editar y visualizar el seguimiento de lectura del documento.
Firmas: le permite al administrador documental generar y evaluar el estado del proceso de firma digital del documento.
Comunicación: electrónica y física.
Doc.Adj.: muestra los archivos adjuntos al documento.
Presionando en el ícono , iDoc- Documentación abre una nueva ventana que muestra todos los conjuntos de grupos funcionales donde participa el grupo funcional que se le asignó al documento en cuestión. Además, muestra los distintos usuarios que poseen permiso de acceso a dicho documento.
